На роботі можна встигати більше за менших зусиль. Тоді й результати кращі, і є час на власне життя. “Вікна” поділилися ТОП-5 дієвими порадами, як цього досягати. Випробували на практиці, відтак переконані, що такі інструменти якісно працюють.

Ці ідеї найбільш корисні для офісних команд та їхніх керівників. Йдеться про аналітичну, креативну й технічну сфери діяльності. А ще може бути цінно фрилансерам та тим, хто на аутсорсі.

Прочитай. Збережи собі, щоб не забувати, як брати від роботи більше.

Важливо:

Ми сформували “інструкції” за кількома книжками та щодня втілюємо їх у житті.

• Як упорядкувати справи, Девід Аллен; 
• Добрий ранок щодня, Джеф Сандерс (не плутати з Чудовий ранок); 
• Книга про втрачений час, Лора Вандеркам;
• 80/20, Річард Кох. 

Але найбільше тут із праці Задоволення від роботи Брюса Дейслі, тому додаємо з неї кілька соковитих цитат.

Брюс Дейслі: письменник, експерт із формування та покращення робочого клімату, ведучий британського бізнес-подкасту Eat Sleep Work Repeat, був відповідальним за розвиток Twitter у Європі, на Близькому Сході та Африці, керував YouTube UK, працював у британському офісі Google, в Emap/Bauer та Capital radio. Про покращення трудового процесу пише для Harvard Business Review, The Guardian і Washington Post, а також надає консультації їхнім колективам.

1. Працювати більше годин — не дорівнює краще

Перепрацювання вбиває креатив, яким би творчим ти не був. Збільшення робочих годин не приносить користі. Наука підтверджує, що за законом спадної віддачі один із перших наслідків перепрацювання — погіршення творчої уяви, свіжості рішень.

Коли ми вигораємо, то потрапляємо в стан “негативного афекту”. Він перетворює улюблену діяльність на ненависть. Доведено, що за поганого самопочуття ми припиняємо любити свою роботу. 

Дві цитати з книги про роботу банкірів:

— Тепер мені доводиться працювати набагато більше, і мені рідко спадає на думку щось оригінальне.

— Не дивно, що голодні ігри робочих навантажень у банку вимагають постійної зміни гравців (працівників). Використай і викинь.

Часто прокрастинація — це результат виснаження. Можливо, не картай себе за бездіяльність, а спробуй усвідомити, чи не надто перевантажена твоя нервова система.

Порада. Краще мати менше годин на день, а коротший робочий час присвятити вдумливій інтенсивній роботі. Ефективніша сконцентрована діяльність протягом чотирьох годин, аніж показові вісім. Дай собі відповідь: скільки годин із восьми ти працюєш максимально круто?

Якщо ти шеф, то скільки часу протягом дня твоя команда діє на результат? Не дарма кажуть, що треба працювати не вісім годин, а головою. До речі, за принципом Парето, саме 20% діяльності зі 100% дає 80% результату. Варто замислитися і проаналізувати свою щоденну продуктивність.

2. Як смартфон стирає межу між робочим та особистим життям

Комунікація нон-стоп = нижча ефективність та швидке вигорання. Що робиш першочергово після прокидання? Перевіряєш робочі листи та чати ще спросоння, в ліжку? І вже стресуєш, адже в телефоні не завжди гарні новини, а якщо нейтральні, то все одно офісні.

Дорогою на роботу також гортаєш робочі повідомлення? А на шляху додому? А де твій смартфон увечері, коли готуєш вечерю або відпочиваєш десь із друзями? А перед сном як? Засинаєш під мелодію робочого чату? А особисте життя в тебе є? Життя, коли цілковито абстрагуєшся від робочої рутини.

Кажуть, що люди ЗАВЖДИ багато працювали. Проте раніше не було смартфонів, мільйона чатів у Viber, WhatsApp, Telegram і постійного доступу до робочої комунікації. Все ж люди працювали ті вісім годин.

А з листуванням із колегами ти “включений” більшу частину доби: до старту робочого дня, вдома і в транспорті, на біговій доріжці та в кафе з друзями, і так само після роботи, та навіть у ліжку. Так, ти не в офісі, але мозок працює і чимало стресує.

Цитата з книги:

— Сьогодні ми відчуваємо тривогу як ніколи, а все тому, що основна частина нашого життя, тобто робота, стала напруженішою. Звісно, всі попередні покоління важко працювали, але останні два наразилися на неможливість розділяти робочий і особистий час. Тож відчувають тягар відповідальності постійно перевіряти, чи комусь потрібна їхня допомога.

Та чи є нагальна потреба повсякчас миттєво реагувати на ті всі “дзинь”? Звісно, є ситуації, коли неодмінно. Насправді ж для перевірки всіх повідомлень достатньо виділяти окремі відрізки часу.

Наприклад, одна година до обіду й одна після. Інакше весь день просидиш у чатах, а свою роботу не зробиш.

Якщо тобі складно припинити без упину бути на зв’язку, то згадай, що час поза восьмигодинним робочим днем не оплачений.

Цитата з книги:

Постійна комунікація змушує нас вигорати та завдає шкоди, унеможливлюючи почуватися щасливими.

До речі, Брюс Дейслі критикує і надмірну кількість офісних нарад, які не завжди ефективні, проте забирають чимало часу та енергії.

Порада. Організуй собі та колегам диджитал-детокс. Хоча б до і після роботи. А ідеально — також у вихідні чи хоча б у неділю. Зроби експеримент: не заходь в телефон, наприклад, до 10 ранку.

Простеж свої емоції. А спробуй ще з вечора суботи до ранку понеділка. Це цілковито нові почуття. В одному з іноземних банків працівникам під час відпустки суворо заборонено читати робочу пошту, і щось у цьому є.

3.Багатозадачність виснажує, ефективніше — завдання за завданням

Досі модно хизуватися мультитаскінгом, мовляв, кілька справ водночас — це ультрадієво. Це справді працює в рутинних справах: готуємо сніданок, слухаємо подкаст, одягаємося.

Але як щодо розумової діяльності, яка вимагає максимальної концентрації та оперативного результату без помилок? Якщо ти можеш якісно і швидко писати фінансовий звіт, дизайнити пост для соцмереж і перевіряти робочу пошту, то вітання! Але це виняток.

Якщо таке й можливо, то робота розтягнеться на день, і не факт, що буде якісною. Наука спростовує феномен мультизадачності, мовляв, постійне перемикання уваги виснажує мозок і ми все робимо значно повільніше й частіше помиляємося.

Навіть більше: свідомості потрібен час, щоб перемикатися між справами.

Цитата з книги від Софі Лерой, викладачки бізнес-школи:

— Людям потрібно перестати думати про одне завдання, щоби повністю перенести свою увагу на інше та добре з ним впоратися. Результати вказують на те, що нам складно перестати думати про незавершене завдання, тому виконання наступного проблематичне.

За словами Лерой, коли ми різко перемикаємося з одного завдання на інше, наприклад, відповісти на робочий лист, а тоді підготувати презентацію, — утворюється “залишок уваги”. Ми досі мимоволі думаємо, чи правильно сформулювали свою відповідь у листі й коли отримаємо фідбек від боса.

Отже, витрачаємо більше часу та менш старанно виконуємо наступне завдання. Деякі дослідники навіть припускають, що внутрішній режим багатозадачності знижує IQ аж на десять балів.

4. Про радість від невпинного робочого потоку

У тебе ж трапляється, що постійно перемикаєшся і не можеш сконцентруватися на одному завданні? Результат? Нема результату. Довкола — розмови з колегами, чатики, музика, чай/кава, гортаєш інстастрічку, мрієш про щось. А робота не робиться, а якщо й робиться, то вкрай повільно і не в радість.

А тепер уяви себе в потоці одного важливого завдання, й вона напрочуд тебе захопило, що не відірватися. І як результат — радість та гарна самооцінка від круто виконаної роботи (що конвертується в гроші). Так, цього можна досягнути, головне — виробити дисципліну.

Вимкнути сповіщення на телефоні й змусити себе невпинно працювати 20 хвилин, не відволікатися, дійти до години-півтори. І далі тебе вже не спинити.

Цитата з книги:

— Постійні перерви та відволікання спонукають нас відчувати, що ми встигаємо робити менше, ніж повинні. І це серйозно впливає на нашу самооцінку. Психологиня Тереза Амабайл, яка ґрунтовно досліджувала цю сферу, з’ясувала, що люди відчувають задоволення від роботи, коли впевнені, що досягли успіхів у чомусь: не продерлися крізь купу імейлів, а зосередилися на важливому завданні.

Сконцентруватися на одному завданні — це немов потік.

Цитата з книги:

— Угорсько-американський психолог Михай Чиксентмихаї так описує потік: повне занурення в діяльність. Его зникає. Час летить. Кожна дія, рух і думка виникають безпосередньо з попередньої, неначе звуки джазу. Ти повністю включений і максимально використовуєш свої вміння.

Психологиня Тереза Амабайл із командою після вивчення 9000 робочих щоденників дійшли висновку: учасники зазвичай раділи дням, коли вважали, що здійснили значний прогрес у певній діяльності. У такі дні, зазвичай на самоті, наставали моменти робочого налаштування, коли всі думки нарешті поєднувалися в одне ціле.

Як згадував один з учасників опитування:

— Найкращий момент дня наставав тоді, коли … я спромігся зосередитися на проекті та не робити перерв. Раніше я так часто відволікався на порожні балачки, що не міг нічого довести до кінця. Зрештою, мені доводилося виходити в іншу кімнату, щоб закінчити роботу в тиші.

Порада. Тиша та спокій допомагають досягти потоку, завдяки потоку отримуємо прогрес, завдяки прогресу — задоволення. 

5. Про “ранок монаха”

Коли в тебе найвищий рівень продуктивності, натхнення? Якщо вранці, то тобі актуально дізнатися про принцип “ранку монаха”. Проте його можна трансформувати в обід чи вечір, це залежить від твоїх графіку, біоритмів.

Зазвичай керівники або робочі партнери призначають зустрічі/наради на першу половину дня. Якщо в тебе після цього є завдання, які вимагають максимальної концентрації уваги, то чи легко тобі дається це завдання?

Що як зробити навпаки? Припустимо, в першій половині дня у тебе висока розумова продуктивність, посидючість, суперзосередженість. Можливо, саме вранці варто виконати найскладніше робоче завдання, яке робиш самотужки, без команди.

Спеціалісти з тайм-менеджменту називають це “з’їсти жабу” — втілити найскладніший пункт плану дня, який вимагає максимального розумового включення. А далі — всі справи легко. Спробуй, перевір.

У книзі Задоволення від роботи рекомендують влаштовувати “ранок монаха”, причому для всіх. Для топ-менеджерів, менеджерів середньої ланки та загалом для команди.

“Ранок монаха” — це виконання найважливішого завдання без відволікань. Наодинці. Без дзвінків та мейлів, без чатів та соцмереж.

Письменник і науковець Кел Ньюпорт має власну версію поняття потоку — “поглиблена робота”. Він описує її, як виконання професійної діяльності у стані зосередженості без відволікань, повністю використовуючи свої розумові здібності. І в нього є корисна порада, як цього досягти.

— Я бачу, що все більше підприємців, особливо генеральні директори маленьких стартапів, практикують так званий ранковий “режим монаха”. Вони кажуть: “Усім відомо, що я доступний з 11:00 або з обіду — до цього часу я ніколи не ходжу на зустрічі та не відповідаю на електронні листи й телефонні дзвінки”. Їхні організації звикли до того, що перша половина дня призначена для поглибленої роботи. А друга — для всього іншого.

Цей підхід співзвучний із порадою психологині Амабайл застосовувати змішану робочу модель, розділяючи час на тишу та спілкування.

Чому б тобі не запропонувати своїй команді таке. До прикладу, щосереди і щоп’ятниці будеш приходити в офіс з 11:00 або після обіду, а до того часу працюватимеш удома.

Спробуй хоча б двічі на тиждень присвятити роботі годину-дві чи навіть три безперервних зусиль. Намагайся не відволікатися та не перериватися, поки перебуваєш у “режимі монаха”. Вимкни звук на телефоні, всі сповіщення, вийди з електронної пошти.

Записуй усе, що тобі вдалося досягти в “режимі монаха”, щоб переконати скептиків у своїй продуктивності. Якщо ранковий підхід не допоміг тобі, то спробуй інший час.

Якщо твої дні стануть продуктивніші, ти щовечора матимеш радість, адже більше встигати за менших зусиль — це рух у кар’єрі, це доказ твоєї професійної експертизи, зрештою, це гроші.

Хтось казав, що кайф від роботи починається тоді, коли вона систематична і коли ти добре її знаєш. Завдяки цьому в тебе ніколи не буде відчуття втраченого часу.